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Les 4 étapes du chiffrage de votre plan de formation prévisionnel


La semaine dernière, nous avons vu l’intérêt de la démarche de recueil des besoins en formation pour les PME.

 

 

Cette semaine, nous vous expliquons les 4 étapes incontournables pour transformer votre recueil des besoins en plan prévisionnel chiffré et financé.

 


1 - Réalisez votre feuille de route.


Critères recueil des besoins

Tout d’abord, réfléchissez à vos contraintes et vos pratiques en termes de formation. Listez tous les facteurs qui influent sur les coûts de vos stages :

 

 

- La finalité des formations : Par exemple, on sait que pour les formations management, il est préférable d’envoyer les participants à l’extérieur de l’entreprise. Les managers peuvent ainsi s’exprimer sur leurs éventuelles difficultés sans craindre d’être jugés par leurs pairs de la même entreprise.

 

 

- La localisation de vos salariés. Vous ne pourrez peut-être pas regrouper tout le monde dans un même lieu et sur une même date.

 

 

- Le nombre de participants réels en intra-entreprise.

 

Par exemple, 12 salariés doivent participer à la même formation CACES.

 

Une formation en intra-entreprise peut accueillir jusqu’à 12 participants  = 1 session de 12 participants en intra-entreprise.

 

 

Mais si vous savez d’ores et déjà que vous ne pourrez libérer que 4 personnes à la fois : Prévoyez 3 sessions de 4 participants.

 

 

Essayez de coller le plus possible à la réalité, sans quoi vous allez sous-estimer votre budget formation !

 

Vous pouvez bien sûr ajouter à cette feuille de route tous les critères utiles en fonction de votre activité.

 

Vous pouvez maintenant passer à l’étape de recherche des organismes de formation.


2 - Recherchez les organismes de formation susceptibles de répondre à vos besoins


Ainsi, pour chaque stage, vous devez avoir une idée du prix, de la durée et du lieu de la formation.

 

 

N’oubliez pas que vous pouvez aussi faire appel à des formateurs internes et mettre en place des formations en ligne !

 

Cette étape peut être menée simultanément au chiffrage.

 


3 - Réalisez le chiffrage de votre plan de formation prévisionnel


Chiffrage du plan de formation

Vous avez votre feuille de route et vous connaissez le prix des formations ?

 

Parfait ! C’est parti pour le chiffrage.

 

 

Cette étape est réalisable sur Excel ou sur votre logiciel formation.

 

 

Première étape, regroupez les besoins identiques (attention aux intitulés, management débutant ou niveau 1, c’est souvent la même chose !) et, en fonction de votre feuille de route, vous allez attribuer un coût pédagogique par participant.

 

 

Par exemple pour le CACES :

 

Le stage en intra-entreprise coûte 1 200 € . Vous avez 3 groupes de 4 personnes soit : 1 200 X 3 = 3 600 €.

 

Divisez le coût total par le nombre de participants : 3 600/12 = 300 €. Reportez cette information sur chaque participant.

 

 

Attention : pensez à estimer les autres coûts : les salaires des participants en formation, les frais de déplacement et restauration…Ceux-ci peuvent parfois être financés !

 


4 - Financez votre plan de formation prévisionnel


 

Vous avez maintenant une idée du budget total que représentent vos besoins en formation. Avec les critères de votre OPCA, repérez les formations susceptibles d’être financées et indiquez le montant prévu sur chaque ligne.

 

Attention à cette étape, avec la réforme, des changements sont à prévoir pour 2019 !

 

A la fin de cette étape, vous allez sûrement vous rendre compte que vous ne rentrez pas dans votre budget…vous allez devoir arbitrer votre plan prévisionnel chiffré…et recommencer votre chiffrage !

 

Et si finalement, vous trouvez le chiffrage fastidieux mais que vous aimeriez estimer vos dépenses…

 

Contactez-nous !

 

Audrey Méheri, Co-fondatrice et Présidente AE Pro

 

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