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PME, sautez le pas de l'externalisation de votre plan de formation !


externalisation du plan de formation

 

 

 

Dans le domaine des Ressources Humaines, les responsables de PME sont sur tous les fronts : recrutement et motivation des salariés, paie, relations sociales…les thématiques sont nombreuses et les dirigeants sont souvent débordés.

 

Dans ce contexte, la gestion de la formation passe régulièrement au second plan.

 

Pourtant, dans certains secteurs tels que l’industrie, les travaux publics ou la santé, la formation est nécessaire pour maintenir un bon niveau de service et pour répondre aux obligations de sécurité des salariés !

 

Il existe une solution pour gérer votre plan de formation sans faire exploser votre budget : l’externalisation de la gestion administrative de vos formations.

 

Quels en sont les avantages ? Comment mettre en place les conditions favorables à la réussite d’une externalisation ? On vous explique.

 


Les avantages de l'externalisation


Les économies


Lorsque vous faites appel à un prestataire spécialisé en Formation, vous réalisez des économies.

 

En effet, c’est votre prestataire qui supporte le coût du recrutement, de la formation et des salaires de l’assistant formation chargé de votre compte. Celui-ci mutualise les coûts grâce à ses différents clients et peut vous faire bénéficier d’un service de qualité, même pour quelques heures par mois !

 

Vous réalisez également des économies sur vos dépenses formation, car les sociétés spécialisées en externalisation de la formation négocient avec les organismes de formation sur la base du volume de formation total de leurs clients.

 


L’apport d’expertise


Externaliser votre fonction formation, c’est travailler au quotidien avec des experts dont c’est le cœur de métier.

 

 

Optimiser vos dépenses, financer vos formations, évaluer de manière efficace, réaliser la veille du marché et de ses (nombreuses) réformes, ils sont là pour vous !

 


Le gain de temps


Externaliser vous permet de vous libérer du temps au quotidien pour vous concentrer sur vos autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

Mais pour que l’externalisation fonctionne, vous et votre prestataire devrez travailler sur les conditions de réussite.

 


Les facteurs de réussite de l’externalisation


Critères pour une externalisation réussie

 

 

 

Vous avez choisi votre prestataire sur la base d’un cahier des charges :

 

Adéquation de l'offre et du besoin, sérieux du prestataire, coût, outils, sécurité des données, conditions de restitution, tout a été passé à la loupe.

 

Pourtant, il y a un facteur qui n’est pas dans le cahier des charges et qui fait la différence entre une externalisation réussie et un échec : l’humain !

 

 

Voici les conditions à réunir pour que la prestation soit un succès.


La confiance


C’est la condition numéro 1. Vous devez pouvoir établir une relation de confiance avec votre prestataire.

 

En effet, en travaillant sur vos dossiers de formation, votre prestataire va communiquer avec vos collaborateurs, être parfois en relation avec vos délégués du personnel et vos managers pour l’organisation des stages.

 

Partager des valeurs communes, se sentir à l’aise avec l’équipe qui va travailler avec vous est indispensable !

 


La disponibilité au démarrage de la prestation


Vous externalisez pour gagner du temps, certes. Mais une erreur courante est de croire que vous allez gagner du temps tout de suite.

 

En effet, comme avec l’arrivée d’un nouveau collaborateur en interne, vous allez devoir travailler aux côtés de votre prestataire pour mettre en place les conditions d’une prestation efficace. Transmettre vos dossiers, mais aussi vos valeurs et votre façon de travailler permettra à votre prestataire de réaliser ses tâches en toute autonomie et au sein d’une relation de confiance !

 

Pour autant, la première année étant une période de rodage, des points réguliers sur la prestation seront nécessaire pour une montée en puissance optimale et un gain de temps à la hauteur de vos attentes.

 


L'adhésion de l'interlocuteur principal


Je l’ai vécu à plusieurs reprises : lorsque la décision d’externaliser est prise contre l’avis de la personne en charge de la formation, l’externaliseur n’arrive jamais à trouver sa place. Tout simplement parce que les 2 points précédents : confiance et temps de partage des informations, ne sont pas au rendez-vous.

 

Malgré toute sa bonne volonté, votre prestataire a besoin de vous pour fournir un travail de qualité !

 


En résumé


En résumé, si vous avez envie de sauter le pas de l'externalisation, choisissez soigneusement votre partenaire et investissez vous à ses côtés !


Audrey Méheri, Co-fondatrice et Présidente AE Pro

 

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